Aufbauend auf den im Workshop gewonnenen Erkenntnissen werden erste Maßnahmen sowie eine allgemeine Vorgehensweise zur Projektdurchführung definiert.

Die Entwicklung einer individuellen Unternehmensstrategie erfolgt gemeinsam mit dem Kunden im nächsten Schritt, um alle organisatorischen, sowie technischen Grundlagen und Aspekte einzubeziehen. Diese betreffen sowohl die im Einsatz befindlichen Software-Produkte, Workflows und Informationssysteme, als auch eine Betrachtung der zentralen Unternehmensprozesse wie Kommunikation, Marketing, Vertrieb und IT.

Die erarbeiteten Maßnahmen werden gemeinsam mit uns initiiert und es erfolgt die Kommunikation mit den MitarbeiterInnen zur Schaffung des gewünschten Bewusstseins im Umgang mit den digitalen Medien. Hierbei können bei Bedarf auch weitere Informationssysteme berücksichtigt werden.

Alle gewonnenen Informationen sowie die getroffenen Entscheidungen und initiierten Maßnahmen werden innerhalb einer detaillierten Dokumentation festgehalten und dem Kunden übergeben. Somit ist die Nachvollziehbarkeit der Ergebnisse gewährleistet.

Den Abschluss des Projektes bildet eine Präsentation vor dem Vorstand bzw. Geschäftsführung, innerhalb welcher alle Erkenntnisse sowie Maßnahmen kompakt dargestellt und erläutert werden.

Beratungsinhalte

Die Umsetzung einer unternehmensweiten Philosophie erfordert sowohl technische als auch organisatorische Maßnahmen, die individuell auf Ihre Bedürfnisse analysiert und erarbeitet werden müssen.

Zur Realisierung können, aufbauend auf den Ergebnissen des Vorgesprächs, in einem initialen Workshop folgende Inhalte betrachtet werden:

• Gemeinsame Aufnahme und Analyse der Ist-Situation
• Erstellung einer anonymisierten Mitarbeiterumfrage (Aufkommen, Belastung, Zufriedenheit)

• Die „10 Gebote“ für den Umgang mit E-Mails
• Die richtige Betreffzeile: Information an der richtigen Stelle
• Der Weg zum Briefkasten: Feste Zeiten definieren
• „To read or not to read“: Umgang mit Kopien und Rundmails
• Prinzip “Empty In-Box”
• E-Mail vs. Telefonat: Gewusst wie, gewusst wann

• Mythos “Multitasking”
• Kommunikations-Zeitmanagement
• Der Mensch als „Jäger und Sammler“

• Reaktionszeiten und Erwartungshaltungen
• Abwesenheitszeiten und Urlaub
• Einsatz von Mail-Formularen und Vorlagen
• Umgang mit (internen) Anhängen
• Größenbeschränkung
• Optische und akustische Benachrichtigungen
• Nutzung von Mail-Regeln, Ordnerstrukturen und Wiedervorlagen